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社長通信

第153号 仕事は段取り

2000年11月号

 すっかり秋も深まり、落ち葉が舞う季節となりました。20世紀もあと僅か。最近では1年が半年くらいの感じで過ぎていきます。
 当社はこの1年、社員数が葬祭やお互い様ねっとわーく事業および間接部門で増え、役員も含め正社員だけで149名にもなっています。私は会社をゼロから立ち上げていますので、殆どの社内部署の仕事を自分でやった経験があります。従って仕事の処理にどの程度の時間が掛かるかが大体分かります。ところがよく観察すると、仕事を何役も抱えた実に忙しい社員と、そうでない「専任」だけで忙しいという社員がいます。そのお忙しい「一役社員」を観察すると、先ず仕事の段取りが悪いことに気付きます。大概は朝、出社したら昨日からの仕事の続きを継続するだけ。そうした社員は、仕事の目的・意味とか重要性を意識していませんし、満足な報酬を得ていないから、たくさんの仕事をするのは損だと言った意識さえ感じられます。また、その社員の仕事はクレーム要因になることが多いものです。スキルアップの意識もありませんから、工夫して生産性を上げる意識も乏しいことになります。
 中小企業に勤めることのメリットは、色々な仕事が覚えられ、どんな仕事もできる人間になれるということです。大企業をリストラされた人が再就職で困っているのは、大抵は一つの仕事しか出来ないことです。ある会社の面接で実際にあった話ですが、「何が出来ますか」と問われて、「管理職なら出来ます」と答えたバカがいるそうです。

 会社経営の要諦は、賃金(報酬)は高く、人件費は安くすることです。販売管理費のなかで、何が大きいかと言えば人件費です。賃金の多寡(多い少ないこと)は、決まったパイを大勢で分けるか、少ない人数で分けるかの選択です。社員が増えれば、その分間接部門も増えますから、少ない人数なら1人当たりの分配が多くなるのは誰でも分かります。人数が増えれば、打ち合わせや会議の回数も多くなり、広い会議室も必要になり、時間も長くなります。社長として社員には高給を払いたい。しかし人件費率は決まっていますから、生産性の低い社員がいると、高い社員に払えない結果になってしまいます。

 2001年の目標を与えます。意識として、貴方の出勤日を1ヶ月に付き6日(30%)少ないと考え、15日間で1ヵ月分の仕事をこなす計画を立て、6日間の余裕を作ること、または今の仕事を30%減らしてください。他の社員にその仕事を振るのではありません。重要な仕事から処理していくのです。最後に残った仕事を必要か否か上司と相談してください。必ず不要な仕事がある筈です。減らすことが絶対出来ない仕事ならば、やり方を変えてみてください(作業手順をひっくり返すのです)。それでもダメなら会議や打ち合わせ(業者も含む)の回数を減らしてください。そしてやるときは予め終了時間を決めて行うことです。

 但し、セミナーや勉強会の参加を止めることは仕事を減らすことにはなりません。外出は移動の時間が大半ですから、同方面に最低2箇所の行き先が無い限り出ないことです。こうすれば貴方の労働時間は30%以上減るはずです。時間の余裕が生まれると、考え工夫する時間が生まれ、更に効率よく仕事が出きるようになり、仕事も人生も楽しくなり、働く意欲も倍加します。何よりも3割の時間の余裕が出来たと言うことは、自分の仕事の重要性、仕事の進め方、段取りの仕方、打ち合わせの要領、仕事の優劣の付け方が分かる様になり、熟練者になったということであり、正に貴方のスキルが上がったことに他なりません。更に、周りのことも良く見え、会社やお客様との関係も見えてくるのです。ここまで来ると、貴方は自信が湧いてきます。例え失敗しても素直に謝れる謙虚さが出てくるのは、自信の裏付けがあるからです。言い訳は、概して自分の欠点・努力不足・勉強不足・能力不足・自信の無さを隠す為と責任逃れが大半です。言い訳をすることが恥ずかしく感じるところまで成長すれば、誠意を持って接する限り、仲間や取引先から信頼・信用され、頼りにされる人間になれます。

 来期は2割以上仕事が増える予定ですが、いま30%の時間の余裕を持てば、今の体制で充分処理できます。知恵や汗を出すことで、貴方のスキルアップや満足に繋がるようになると、仕事が更に面白くなります。スキルアップとは、ある職種の経験を重ね習熟することですが、段取りが上手くできるコツを学ぶことであり、これはどんな仕事にも通じることです。仕事は段取り半分と云われるゆえんです。

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